Professioneller Umgang aller Anliegen von BürgerInnen und Unternehmen in einer Anwendung
Professionelles Bürgeranliegenmanagement bedeutet, dass in einer zentralen Software alle Anliegen erfasst, bearbeitet und somit klar nachvollziehbar sind. Doppelte Auskünfte, Falschauskünfte oder einfach nicht vorhandene Auskunftsmöglichkeit, gehören mit dieser Lösung der Vergangenheit an.
Das elektronische Bürgeranliegenmanagement stellt dabei eine spezielle Ausprägung des kommunalen ELAK-Systems „Acta Nova“ dar – eine professionelle Lösung zur Verwaltung und Bearbeitung kommunaler Geschäftsfälle.
Die Software ermöglicht ein zentrales Monitoring der angefallenen Anliegen, damit bei Rückfragen durch Einbringer, der aktuelle Bearbeitungsstatus leicht abgerufen werden kann. Dank der eingebauten Skartierungsmöglichkeit ist ein DSGVO-konformes Ausscheiden von bearbeiteten Anliegen nach entsprechend hinterlegter Frist möglich.
Weiters wird die Möglichkeit geboten, das Know-How der jeweiligen Nutzergemeinde in einer „zentralen Wissensdatenbank“ zur Verfügung zu stellen. Diese ermöglicht es, häufig gestellte Fragen und Anliegen (FAQs) rascher abrufbar zu machen und ähnliche Anliegen zukünftig effizienter bearbeiten zu können.
Das elektronische Bürgeranliegenmanagement stellt dabei eine spezielle Ausprägung des kommunalen ELAK-Systems „Acta Nova“ dar – eine professionelle Lösung zur Verwaltung und Bearbeitung kommunaler Geschäftsfälle.
Die Software ermöglicht ein zentrales Monitoring der angefallenen Anliegen, damit bei Rückfragen durch Einbringer, der aktuelle Bearbeitungsstatus leicht abgerufen werden kann. Dank der eingebauten Skartierungsmöglichkeit ist ein DSGVO-konformes Ausscheiden von bearbeiteten Anliegen nach entsprechend hinterlegter Frist möglich.
Weiters wird die Möglichkeit geboten, das Know-How der jeweiligen Nutzergemeinde in einer „zentralen Wissensdatenbank“ zur Verfügung zu stellen. Diese ermöglicht es, häufig gestellte Fragen und Anliegen (FAQs) rascher abrufbar zu machen und ähnliche Anliegen zukünftig effizienter bearbeiten zu können.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
- elektronische Erfassung von persönlichen, telefonischen, schriftlichen, per Online-Formular oder mittels Mach Mit!-App eingebrachten Anliegen und Anfragen
- automatische Eingangsbestätigung per E-Mail versenden
- strukturierte, aktenplanbasierte Ablage aller Unterlagen in einer zentralen Datenbank
- Verkürzung der Bearbeitungszeiten vom Eingang eines Anliegens bis zur Beantwortung
- Workflow zur internen Verteilung, Bearbeitung oder Kenntnisnahme eingegangener Anliegen
- Kategorisierungs- und Auswertungsmöglichkeiten
- leichte Nachvollziehbarkeit des gesamten Bearbeitungslaufes
- zentrale Wissensdatenbank für Auskünfte durch die Bürgerservicestelle
Wie kommt die Gemeinde zum digitalen Bürgeranliegen-Management?
Bürgerservice in der Kommunalverwaltung unterliegt sehr individuellen Ausprägungen. Dem entsprechend kann keine „Anwendung von der Stange“ ausgeliefert werden, sondern bedarf es einer Anpassung der Lösung an den Bedarf der Gemeinde.
Dies betrifft nicht nur die Abläufe, sondern natürlich auch Details wie:
- Aktenplan
- Aufgaben und Zuständigkeiten
- Rollen
- Berechtigungen im System
- ganz generell den Betrieb des Systems
(Dieser kann sowohl im Haus aus auch in einem externen Rechenzentrum erfolgen)
Dieser Service wird in Kooperation mit der Rubicon IT GmbH angeboten.